Protocollo elettronico
Il software per la gestione dei documenti ed il protocollo informatico
Protocollo EveryWhere è il software per la gestione del protocollo in formato elettronico e più in generale per l'archiviazione e ricerca dei documenti aziendali.
Di seguito un elenco delle principali caratteristiche di Protocollo EveryWhere.
Interfaccia web based
Protocollo EveryWhere è un software web based. Come ogni software web based i vantaggi sono:
- non richiede installazione sui client
- può funzionare su qualsiasi PC o Macintosh dotato di browser
- è immediatamente disponibile su tutta la rete aziendale (intranet) ed eventualemente anche esterna (extranet)
Sono supportati Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera e Safari.
Multiregistro e documenti in ingresso ed in uscita
Protocollo EveryWhere può gestire un numero illimitato di registri di protocollo.
Ad esempio è possibile gestire il protocollo per diverse aziende oppure per settori diversi della stessa azienda. Ogni registro ha una numerazione indipendente dagli altri.
Per ogni registro è possibile specificare se supporta documenti in ingresso, in uscita o entrambi.
Gestione automatica della numerazione e numerazioni bis/ter
All'inserimento di un nuovo protocollo viene automaticamente generato il numero di protocollo. La numerazione è sequenziale e per anno.
E' possibile richiedere la generazione di numeri di protocollo bis/ter/... specificando un numero di protocollo esistente in fase di inserimento.
Ad esempio, se si specifica 100 come numero di protocollo ed è già esistente viene generato il protocollo 100/2. Insererendo nuovamente 100 viene generato il protocollo 100/3 e così via.
Informazioni gestite e allegati
Per ogni protocollo in ingresso è possibile specificare:
- data del protocollo
- eventuale numero di protocollo del mittente
- data della lettera
- oggetto
- modalità di ricezione (consegna a mano, corriere, fax, raccomandata, email, lettera)
- eventuali note
- il mittente
Nel caso di protocollo in uscita:
- data del protocollo
- oggetto
- modalità di spedizione (consegna a mano, corriere, fax, raccomandata, email, lettera)
- eventuali note
- un numero illimitato di destinatari
In entrambi i casi Protocollo EveryWhere gestisce un numero illimitato di allegati. Sono supportati tutti i formati quali:
- documenti della suite Office (word, excel, powerpoint, access)
- scansioni e immagini (jpeg, gif, png,...)
- email (formato Outlook message)
Motore di ricerca
La ricerca di un protocollo può avvenire su tutte le proprietà che lo compongono.
E' possibile ricercare per:
- numero di protocollo
- intervallo di date
- mittenti o destinatari
- oggetto
- ingresso/uscita
- anno
- note
Anagrafica mittenti/destinatari
Ogni protocollo in ingresso ha un mittente ed ogni protocollo in uscita può avere un numero illimitato di destinatari.
L'inserimento di un nuovo contatto nel protocollo comporta l'aggiornamento automatico dell'anagrafica.
In fase di inserimento di un protocollo è possibile selezionare i contatti già presenti in anagrafica.
Esportazione registro
I registri possono essere esportati in formato standard CSV consentendo elaborazioni e stampe in Excel o in qualsiasi software in grado di effettuare importazioni CSV.
Sicurezza configurabile
La sicurezza è completamente configurabile dal cliente.
E' possibile gestire autonomamente gli utenti abilitati ad accedere al sistema.
Gli utenti possono essere assegnati ai vari registri. L'utente associato ad un registro può avere i diritti di completa gestione di quel registro oppure può accedervi in sola lettura per effettuare ricerche e scaricare i documenti.
Requisiti tecnici
Per poter essere installato Protocollo EveryWhere richiede:
- Windows Server 2008
- Microsoft .Net Framework 3.5SP1 o superiore
- SQL 2005 (anche versione Express) o superiore
L'utilizzo avviene tramite browser e sono supportati:
- Internet Explorer
- Firefox
- Chrome
- Opera
- Safari